Когато в регистъра на населението, с който разполага общинската администрация, която следва да извърши административната услуга, не се съдържат всички необходими данни за издаване на исканото удостоверение, длъжностното лице служебно изисква тези данни от общинската администрация, отговорна за тяхното поддържане. Данните следва да се предоставят в писмен вид в 3-дневен срок от постъпване на искането. Когато в регистъра на населението липсват данни за издаване на съответното удостоверение, длъжностното лице прави мотивиран отказ по реда на АПК. С оглед обезпечаване ефективното и качествено обслужване на гражданите, заявлението за издаване на удостоверение за наследници на лицата, починали без единен граждански номер и вписани само в регистрите на населението, поддържани до внедряване на ЕСГРАОН, се приема в района по постоянен адрес на починалото лице, след което искането служебно се препраща в района, където лицето е вписано в регистъра на населението, за извършване на административната услуга.
